Perencanaan strategis; pentingnya suatu perencanaan; hubungan perencanaan dengan fungsi lain; proses penyusunan perencanaan.

Perencanaan
strategis; pentingnya suatu perencanaan; hubungan perencanaan dengan fungsi
lain; proses penyusunan perencanaan.?

1.      Pengertian Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis adalah kegiatan manajemen organisasi yang digunakan untuk menetapkan prioritas, memfokuskan energi dan sumber daya, memperkuat kinerja operasional. Perencanaan strategis juga memastikan bahwa karyawan dan pemangku kepentingan lainnya bekerja menuju tujuan bersama dan menetapkan kesepakatan tentang hasil yang diinginkan, serta menyesuaikan arah organisasi saat terjadi perubahan. Ini adalah suatu upaya kedisiplinan yang menghasilkan keputusan dan tindakan mendasar untuk membentuk organisasi tersebut mengetahui tentang siapa yang dilayani organisasi tersebut, apa yang dilakukan organisasi tersebut, dan mengapa harus melakukan hal tersebut.  Perencanaan strategis yang efektif tidak hanya mengartikulasikan ke mana suatu organisasi berjalan dan tindakan yang diperlukan untuk membuat kemajuan, tetapi juga bagaimana ia akan tahu jika ini akan terus menerus berhasil.

 

2.      Konsep Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis terkait dengan masa depan. Suatu proses perencanaan pasti akan melibatkan berbagai tingkat kegagalan. Beberapa bagian dari organisasi memerlukan perencanaan selama bertahun-tahun ke depan, namun untuk divisi lain membutuhkan perencanaan hanya untuk waktu yang singkat. Hal ini juga dapat didefinisikan sebagai proses penentuan tujuan organisasi dan sumber daya yang akan digunakan untuk menangani tujuan organisasi, mengatur akuisisi, pemanfaatan, dan disposisi sumber daya .

Contoh perencanaan strategis dalam organisasi adalah seperti : diversifikasi bisnis menjadi lini baru. Tingkat pertumbuhan perlu direncanakan dalam penjualan, jenis produk baru yang akan ditawarkan, dan sebagainya. Perencanaan strategis mencakup semua bidang fungsional bisnis dan dipengaruhi dalam kerangka kerja jangka panjang yang mungkin berhubungan dengan faktor ekonomi, teknologi, sosial dan politik.

Ini juga merupakan analisis berbagai faktor lingkungan – khususnya yang berkaitan dengan bagaimana suatu organisasi berhubungan dengan lingkungannya. Umumnya, untuk sebagian besar organisasi, periode perencanaan strategis berkisar antara tiga hingga lima tahun.

 

 

3.      Proses Perencanaan Strategis

Proses perencanaan ini mirip dengan Anda mencari analisa SWOT untuk bisnis atau organisai Anda. Namun ada beberapa poin perbedaan dalam menetapkan perencanaan strategis. Berikut adalah 5 langkh penerapa strategis:

 1. Penentuan Misi dan Tujuan

Perencanaan strategis dimulai dengan penentuan misi untuk organisasi. Tujuan utama organisasi yang telah ditetapkan harus didefinisikan dengan jelas. Perencanaan strategis berkaitan dengan hubungan jangka panjang organisasi dengan lingkungan eksternalnya. Jadi, misi bisnis harus cermat dalam memperkirakan  dampak sosial organisasi dan eksternal

 2. Analisis Lingkungan

Untuk mengidentifikasi peluang dan ancaman, analisa lingkungan eksternal organisasi perlu dilakukan. Catat  faktor penting yang mungkin memengaruhi kegiatan organisasi kedepannya.

 3. Penilaian Diri Sendiri

Pada langkah berikutnya, kekuatan dan kelemahan organisasiperlu dianalisa. Analisis semacam ini akan memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan kekuatannya dan untuk meminimalkan kelemahannya. Perusahaan dapat memanfaatkan peluang eksternal dengan berkonsentrasi pada kapasitas internalnya. Dengan menyesuaikan kekuatannya dengan peluang yang, perusahaan dapat menghadapi persaingan dan mencapai pertumbuhan.

 4. Pengambilan Keputusan Strategis

Keputusan strategis kemudian dibuat dan dievaluasi. Setelah itu, keputusan strategis dibuat untuk mengimprovisasi kinerja operasional. Organisasi harus memilih pilihan yang paling sesuai dengan kemampuannya. Misalnya, untuk berkembang, suatu perusahaan harus masuk ke segmen pasar baru atau menjual produk baru namun tetap di pasar yang sudah ada.

Pilihan strategi tergantung pada lingkungan eksternal, persepsi manajerial, sikap manajer terhadap risiko, strategi masa lalu dan kekuatan manajerial juga efisiensi.

 

5. Implementasi dan Pengendalian Strategi

Setelah strategi ditentukan, strategi itu harus diterjemahkan ke dalam rencana operasional. Program dan anggaran dikembangkan untuk setiap fungsi. Rencana operasional jangka pendek disiapkan untuk menggunakan sumber daya secara efisien. Kontrol harus dikembangkan untuk mengevaluasi kinerja sebagai strategi yang mulai digunakan.

Jika terdapat hasil aktual berada di bawah ekspektasi, strategi harus ditinjau atau dikaji ulang. hal ini dan disesuaikan dengan perubahan di lingkungan eksternal.

Sebagai salah satu perencanaan strategis, penting juga dalam suatu organisasi memliki sistem pencatatan keuangan atau akuntansi yang baik. Bisa dipastikan, jika alur pencatatan keuangan dalam suatu organisasi tidak baik maka organisasi atau bisnis tersebut tidak akan bertahan lama. Anda bisa mencoba software akuntansi yang andal dan terpercaya, contohnya adalah Accurate online. Accurate online adalah software atau aplikasi akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan banyak entitas bisnis mulai dari perusahaan besar sampai UKM

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                          

 

 

 

 

Pentingnya Perencanaan Sebagai Fungsi Manajemen

 

Perencanaan menjadi aspek paling penting karena segala ide atau konsep untuk mencapai tujuan tertuang dalam perencanaan. Juga menjadi paling dasar karena melalui perencanaan, segala hal yang akan dilakukan bisa diukur dan diprediksi secara baik dan akurat.

 

Langkah Awal Sebuah Usaha

Untuk mencapai tujuan diperlukan tindakan yang dirumuskan melalui perencanaan. Jadi, perencanaan sebenarnya bukan saja menjadi langkah awal, namun menjadi patokan atau standar dalam menjalankan sebuah organisasi. Dalam sebuah organisasi yang menganut sistem apapun pasti akan mengawali setiap kegiatannya dengan fungsi perencanaan.

Sebagai contoh, dalam organisasi pemerintahan negara yang menganut sistem trias politika didalamnya terdapat tiga lembaga yaitu eksekutif, legislatif, dan yudikatif. Setiap lembaga memiliki fungsi masing-masing namun tetap memiliki ketergantungan.

Dalam pemilihan presiden, pasti sudah ada visi dan misi yang disusun berlandaskan dasar negara. Visi dan misi itulah yang menjadi fungsi perencanaan paling dasar sebagai presiden yang akan memimpin lembaga eksekutif negara, juga sebagai kepala negara. Setelah terpilih dan dilantik secara sah, presiden akan mulai menjalankan rencananya.

Namun itu tidak mudah, harus ada penjabaran lagi dari konsep perencanaan awal. Penjabaran perencanaan itu akan dituangkan dalam Rapat Kabinet yang akan mengahasilkan program kerja tahunan. Inilah hasil penjabaran yang merinci dari perencanaan awal yang sudah dirumuskan.

Setelah menyusun program kerja tahunan, presiden dan para menteri harus menyusun rencana keuangan tahunan negara yang tertuang dalam Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (RAPBN). RAPBN berisi tentang keuangan negara yang dibagi menjadi dua bagian besar yaitu pendapatan negara dan belanja negara.

Setelah Program Kerja Tahunan dan RAPBN tersusun, lembaga eksekutif kemudian akan memasukan konsep tersebut kepada lembaga legislatif. Mengapa? karena lembaga legislatif yang memiliki fungsi perencanaan dan fungsi anggaran. Setiap rencana kerja dan anggaran pemerintah (lembaga eksekutif) harus disetujui lembaga legislatif.

Lembaga legislatif harus memastikan bahwa setiap rencana program kerja dan rencana keuangan negara yang disusun lembaga eksekutif harus sesuai dengan dasar negara serta peraturan yang berlaku.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI MANAJEMEN

HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN LAINNYA .

 

Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantungdan berinteraksi.

 

Pengorganisasian dan penyusunan personalia

 

Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan menunjukan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi.

 

Pengarahan

 

Fungsi pengarahan selalu berkaitan dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang di perlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.

 

Pengawasan

 

Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering d sebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Oleh karena itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

 

 

 

PERENCANAAN

 

Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses perencanaan.

 

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).

 

Pokok pembahasan pada modul ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai jenis.

 

PROSES PERENCANAAN

 

Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.

 

Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin meningkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu perencanaannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan terutama untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.

 

Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada umumnya organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka panjang maupun perencanaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para manejer untuk mengerti peranan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang dalam pola perencanaan secara keseluruhan.

 

Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai berikut:

 

1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

2. Merumuskan keadaan saat ini

3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan

4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

 

ALASAN PERLUNYA PERENCANAAN

 

Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusan yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.

 

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan:

 

1. untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan

2. untuk mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

 

Beberapa manfaat perencanaan adalah:

 

1. membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan

2. memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

3. membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

4. memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

5. memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi

6. membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

7. meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

8. menghemat waktu, usaha, dan dana

 

Beberapa kelemahan perencanaan adalah:

 

1. pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata

2. perencanaan cenderung menunda kegiatan

3. perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi

4. kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi.

5. ada beberapa rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten

 

HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI LAIN

 

Perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dari fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.

 

Pengorganisasian (Organizing). Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana mengorganisasikan sumber daya-sumber daya organisasi untuk mencapai efektivitas paling tinggi.

 

Pengarahan (directing). Perencanaan menentukan kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan.

 

Pengawasan (controlling). Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat. Pengawasan bertindak sebagai criteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.

 

RENCANA OPERASIONAL

 

Terdapat dua jenis utama dari rencana yaitu rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis merupakan rencana yang dirancang untuk mencapai tujuan yang luas dari perusahaan yaitu untuk melaksanakan tugas-tugas perusahaan. Sedangkan rencana operasional merupakan rencana yang memberikan rincian tentang bagaimana rencana strategis itu akan dilaksanakan.

 

Rencana operasional terdiri dari:

 

1. Rencana sekali-pakai (single-use plans), dikembangkan untuk mencapai tujuan khusus dan dibubarkan bila rencana ini telah selesai dilaksanakan

2. Rencana tetap (standing plans), merupakan pendekatan yang telah dibakukan untuk menangani situasi yang berulang kali terjadi dan yang dapat dengan mudah diantisipasi

 

PERENCANAAN STRATEGIK

 

Perencanaan strategic (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, program-program strategi, dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan. Perencanaan strategi juga merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi.

 

Ada tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategis. Pertama, perencanaan strategis memberikan kerangka dasar bagi perencanaan-perencanaan lainnya. Kedua, pemahaman terhadap perencanaan strategis akan mempermudah pemahaman bentuk perencanaan lainnya. Ketiga, perencanaan strategis merupakan titik permulaan bagi penilaian kegiatan manajer dan organisasi.

 

MENGATASI HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF

 

Ada dua jenis hambatan terhadap pengembangan rencana yang efektif, yaitu, pertama adalah perlawanan atau penolakan internal para calon perencana terhadap penetapan sasaran dan pembuatan rencana untuk mencapainya. Hambatan kedua adalah keengganan para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana yang akan menyebabkan perubahan.

 

Untuk mengatasi hambatan-hambatan terhadap perencanaan yang efektif para manajer harus membantu bawahan dengan sebaik-baiknya dengan menciptakan system organisasi yang mempermudah penetapan sasaran dan bukan yang menghambatnya.

 

Membantu individu menetapkan sasaran. Para manajer yang tidak memiliki pengetahuan tentang organisasi atau lingkungan eksternalnya, memerlukan bantuan dalam mengembangkan sistem informasi yang baik. Bantuan dapat berupa program pengembangan manajemen dalam perusahaan untuk membantu dalam mengadakan hubungan informal dengan orang-orang dari berbagai departemen, divisi, dan lokasi. Bilamana perencanaan merupakan proses yang dipahami dengan baik, maka akan lebih mudah bagi tiap individu untuk pengembangan rencana guna mencapai sasaran tersebut.

 

Mengatasi perlawanan terhadap perubahan. Untuk mengatasinya dapat dilakukan dengan cara melibatkan para karyawan yang akan terkena pengaruh dalam proses perencanaan. Kemudian dengan memberikan lebih banyak informasi kepada para karyawan tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya. Selain itu juga, dengan menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.

 

Management by Objectives (MBO)

 

Istilah Management by Objectives (MBO) atau manajemen berdasarkan sasaran diperkenalkan oleh Peter Drucker pada tahun 1954 dalam bukunya ‘The Practice of Management’. MBO mengacu kepada seperangkat prosedur yang formal yang dimulai dengan penetapan sasaran dan dilanjutkan sampai peninjauan kembali hasil pelaksanaannya. Kunci MBO adalah MBO merupakan proses partisipasi atau peran serta, yaitu secara aktif melibatkan para manajer dan anggota staf pada setiap tingkat organisasi.

 

Dalam Objectives dengan Management by Drives (Manajemen berdasarkan dorongan). Contoh manajemen berdasarkan dorongan adalah tanggapan organisasi terhadap tekanan keuangan atau pasar yang baru dengan “dorongan penghematan” (economy drive) atau “dorongan produksi” (production drive). Dalam praktek manajemen berdasarkan dorongan ini menghasilkan suatu perbaikan yang hanya bersifat sementara. Sedangkan dalam MBO, perencanaan efektif tergantung sampai sejauh mana manajer menetapkan dengan jelas tujuan yang berlaku secara khusus bagi fungsinya di dalam perusahaan. Bagaimana tujuan ini dicapai merupakan hal yang sangat penting. Para manajer di sini harus menetapkan tujuan dan juga aktif terlibat dalam proses penetapan tujuan.

 

Hubungan antara tujuan individu dengan sasaran umum adalah sangat penting. Tujuan utama dari pelaksanaan MBO untuk mencapai pelaksanaan yang efektif dari keseluruhan organisasi melalui pelaksanaan yang efisien dan integrasi bagian-bagiannya.

 

Kekuatan MBO

 

Keuntungan-keuntungan utama dari program MBO dalam urutan pentingnya adalah sebagai berikut:

 

1. memberi kesempatan pada para individu untuk mengetahui apa yang diharapkan dari mereka

2. membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan sasaran dan waktu yang ditargetkan

3. meningkatkan komunikasi antara para manajer dan bawahan

4. membuat para manajer lebih menyadari tentang sasaran organisasi

5. membuat proses manajemen lebih wajar dengan memusatkan pada suatu pencapaian. Program ini juga memberi kesempatan kepada para bawahan untuk mengetahui sebaik mana mereka bekerja dalam kaitannya dengan sasaran organisasi.

 

Kelemahan MBO

 

Beberapa kekurangan dari program MBO adalah:

 

1. MBO tidak menyelesaikan semua masalah organisasi.

2. Tidak semua prestasi dapat dikuantifikasikan atau diukur.

3. Perubahan-perubahan yang diinginkan oleh MBO dalam perilaku para manajer mungkin juga menimbulkan masalah.

4. Kelemahan yang melekat dalam proses MBO, dimana ini membutuhkan banyak waktu dan upaya dalam mempelajari penggunaan teknik MBO dengan tepat.

 

Membuat agar MBO efektif

 

1. Tunjukkan kesepakatan yang berkesinambungan dari pimpinan tingkat tinggi. Penerimaan pertama dari para pegawai untuk program MBO dapat berhasil jika pimpinan tertinggi melakukan usaha bersama untuk mempertahankan agar system itu tetap jalan dan berfungsi dengan sepenuhnya.

2. Didik dan latih para manajer. Agar MBO berhasil para manajer harus memahami MBO tersebut, sehingga mereka harus dididik mengenai prosedur dan keuntungan dari system MBO.

3. Rumuskan tujuan-tujuan dengan jelas. Para manajer dan bawahan harus sama-sama mengerti tujuan-tujuan dengan jelas dan merumuskannya bersama-sama

4. Laksanakan umpan balik secara efektif. Suatu sistem MBO tergantung pada para peserta yang mengetahui hubungannya dengan tujuan mereka. Penetapan tujuan bukan merupakan perangsang yang memadai, tinjauan terhadap prestasi yang teratur dan umpan balik dari hasil-hasil juga diperlukan.

5. Anjurkan adanya peran serta. Para manajer harus menyadari peran serta bawahan dalam penentapan sasaran dapat mengandung suatu pengalokasian kembali kekuasaan. Para manajer harus mau melepaskan pengendalian langsung tertentu atas bawahannya dan mendorong bawahannya untuk mengambil peranan lebih aktif dalam penetaan dan pencapaian tujuan mereka sendiri.

 

 

Tahap- Tahap Perencanaan

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap, yaitu:

1. Tahap 1: Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
2. Tahap 2: Merumuskan keadaan sekarang/saat ini.
3. Tahap 3: Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan yang dapat terjadi.
4. Tahap 4: Mengembangkan rencana ataupun serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan.

Alasan Perlunya Perencanaan

Setiap perencanaan kadang-kadang memiliki suatu kelemahan, tetapi manfaat yang didapat dari proses perencanaan jauh lebih banyak. Oleh karana itu, perencanaan tidak hanya seharusnya dilakukan, tetapi memang harus dilakukan. seperti yang telah ketahui, fungsi-fungsi manajemen tidak akan berjalan tanpa adanya suatu proses perencanaan.

 

Tahap perencanaan dalam manajemen.

 

 

Tipe Perencanaan dan Rencana

Perencanaan dan rencana dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara yang berbeda, adapun paling tidak lima dasar pengklarifikasian perencanaan, seperti berikut:

Bidang Fungsional

Tingkat Organisasi

Karakteristik Perencanaan

Waktu

Unsur-unsur Rencana.

Adapun tipe rencana antara lain:

Rencana-rencana strategik.

Rencana operasional.

Rencana sekali pakai.

Rencana tetap.

Perencanaan Strategik

Perencanaan strategik ialah suatu proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan, program-program yang diperlukan dan penetapan metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan. Secara ringkas, langkah-langkah proses penyusunan rencana strategik dapat diuraikan sebagai berikut:

 

Penentuan misi dan tujuan.

Pengembangan profil perusahaan.

Analisa lingkungan external (luar peruahaan).

Analisa lingkungan internal yang meliputi kekuatan serta kelemahan dalam organisasi.

Mengidentifiksi kesempatan maupun ancaman strategik.

Pembuatan keputusan strategik.

Pengembangan strategi perusahaan.

Implementasi strategi.

Peninjauan kembali dan evaluasi

Keunggulan dan Kelemahan Rencana Strategik

Setiap perencanaan biasanya memiliki suatu keunggulan maupun kelemahan dalam pelaksanaanya, begitupun dengan rencana strategik. Kelebihan dari rencana ini ialah memiliki dasar pedoman yang konsisten bagi organisasi. Sedangkan kelemahannya yaitu dalam proses perencanaannya kadang-kadang cenderung membatasi organisasi terhadap pilihan yang rasional dan cenderung bebas resiko.

 

Hambatan-Hambatan Perencanaan

Dalam pembuatan suatu perencanaan, sering kita temui suatu kendala atau hambatan yang tentunya membuat kita sangat sulit memntukan pilihan maupun rencana. Sejumlah alasan mengapa banyak manajer yang ragu bahkan gagal dalam menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi ataupun kelompok kerja mereka, berikut penyebabnya:

Kurangnya pengetahuan tentang organisasi.

Kurang memahami lingkungan (internal dan external).

Ketidak mampuan melakukan prediksi secara efektif.

Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang sekali pakai.

Terkendala biaya.

Takut gagal atau kurang percaya diri.

Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif (jalan pintas).

Kriteria Penilaian Efektifitas Rencana

Beberapa kriteria yang dapat digunakan untuk menilai efektif atau tidaknya suatu rencana, yaitu:

1. Kegunaan.

2. Ketepatan.

3.Ruang Lingkup.

4.Efektifitas Penggunaan Biaya.

5.Akuntabilitas.

6. Ketepatan Waktu

 

 

 

                                             

Pemecahan masalah
dan pengambilan keputusan; macam keputusan manajemen, tahap-tahap pengambilan keputusan.

 

 I.       Pengertian Pengambilan Keputusan

a.      Pengertian Keputusan

Terdapat beberapa pengertian keputusan yang telah disampaikan oleh para ahli, diantaranya adalah sebagai berikut :

(1).Menurut Ralp C. Davis

Keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang dihadapinya dengan tegas. Suatu keputusan merupakan jawaban yang pasti terhadap suatu pertanyaan. Keputusan harus menjawab pertanyaan tentang apa yang dibicarakan dalam hubungannya dengan perencanaan. Keputusan dapat pula berupa tindakan terhadap pelaksanaan yang sangat menyimpang dari rencana semula.

(2).Menurut Mary Follet

Keputusan adalah suatu hukum atau sebagai hukum situasi.

Apabila semua fakta dari situasi itu dapat diperolehnya dan semua yang terlibat, baik pengawas maupun pelaksana mau mentaati hukumnya atau ketentuannya, maka tidak sama dengan mentaati perintah. Wewenang tinggal dijalankan, tetapi itu merupakan wewengan dari hukum situasi.

(3).Menurut James A.F. Stoner

Keputusan adalah pemilihan diantara alternatif-alternatif. Definisi ini mengandung tiga pengertian, yaitu :

•         Ada pilihan dasar logika atau pertimbangan

•         Ada beberapa alternatif yang harus dan dipilih salah satu yang terbaik

•         Ada tujuan yang ingin dicapai, dan keputusan itu makin mendekatkan  pada tujuan tersebut.

(4).Menurut Prof.Dr.Prajudi Atmosudirjo,SH.

Keputusan adalah suatu pengakhiran dari proses pemikiran tentang suatu masalah atau problema untuk menjawab pertanyaan apa yang harus diperbuat guna mengatasi masalah tersebut, dengan menjatuhkan pilihan pada suatu alternatif.

Dari pengertian-pengertian keputusan di atas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa: keputusan merupakan suatu pemecahan masalah sebagai suatu hukum situasi yang dilakukan melalui pemilihan satu alternatif dari beberapa alternatif

 

 

b.      Pengertian Pengambilan Keputusan

Terdapat beberapa pengertian pengambilan keputusan yang telah disampaikan oleh para ahli, diantaranya adalah sebagai berikut :

(1).Menurut George R. Terry

Pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku (kelakuan) tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada.

(2).Menurut S.P. Siagian

Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat.

(3).Menurut James A.F. Stoner

Pengambilan keputusan adalah proses yang digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai cara pemecahan masalah

Dari pengertian-pengertian pengambilan keputusan di atas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa : Pengambilan keputusan merupakan suatu proses pemilihan alternatif terbaik dari beberapa alternatif secara sistematis untuk ditindaklanjuti (digunakan) sebagai suatu cara pemecahan masalah.

 

2.    Proses Pengambilan Keputusan

a.      Proses Pengambilan Keputusan

Proses pengambilan keputusan merupakan tahap-tahap yang harus dilalui atau digunakan untuk membuat keputusan. Tahap-tahap ini merupakan kerangka dasar, sehingga setiap tahap dapat dikembangkan lagi menjadi beberapa sub tahap (disebut langkah) yang lebih khusus/spesifik dan lebih operasional.

Secara umum, proses pengambilan keputusan terdiri atas tiga tahap, yaitu sebagai berikut :

(1).Penemuan Masalah

Tahap ini merupakan tahap untuk mendefinisikan masalah dengan jelas, sehingga perbedaan antara masalah dan bukan masalah (misalnya isu) menjadi jelas.

 (2).Pemecahan Masalah

Tahap ini merupakan tahap penyelesaian terhadap masalah yang sudah ada atau sudah jelas. Langkah-langkah yang diambil adalah sebagai berikut :

•         Identifikasi alterntif-alternatif keputusan untuk memecahkan masalah

•         Perhitungan mengenai faktor-faktor yang tidak dapat diketahui sebelumnya atau di luar jangkauan manusia, identifikasi peristiwa-peristiwa di masa datang (state of nature)

•         Pembuatan alat (sarana) untuk mengevaluasi atau mengukur hasil, biasanya berbentuk tabel hasil (pay off table).

•         Pemilihan dan penggunaan model pengambilan keputusan

(3).Pengambilan Keputusan

Keputusan yang diambil adalah berdasarkan pada keadaan lingkungan atau kondisi yang ada, seperti kondisi pasti, kondisi beresiko, kondisi tidak pasti, dan kondisi konflik.

 

b.      Pendapat Para Ahli tentang Proses Pengambilan Keputusan

(1).Menurut Simon (1960)

Simon (1960) mengajukan model yang menggambarkan proses pengambilan keputusan. Proses ini terdiri atas tiga fase, yaitu :

1.  Intelligence

Tahap ini merupakan proses penelusuran dan pendeteksian dari lingkup problematika serta proses pengenalan masalah. Data masukan diperoleh, diproses, dan diuji dalam rangka mengidentifikasikan masalah.

2.   Design

Tahap ini merupakan proses menemukan, mengembangkan, dan menganalisis alternatif tindakan yang bisa dilakukan. Tahap ini meliputi proses untuk mengerti masalah, menurunkan solusi, dan menguji kelayakan solusi.

3.  Choice

Pada tahap ini dilakukan proses pemilihan diantara berbagai alternatif tindakan yang mungkin dijalankan. Hasil pemilihan tersebut kemudian diimplementasikan dalam proses pengambilan keputusan.

 

Pengambilan Keputusan

Meskipun implementasi termasuk tahap ketiga, namun ada beberapa pihak berpendapat bahwa tahap ini perlu dipandang sebagai bagian yang terpisah guna menggambarkan hubungan antar fase secara lebih komprehensif. Dalam hal ini, Model Simon juga menggambarkan kontribusi Sistem Informasi Manajemen (SIM) dan Ilmu Manajemen/Operations Research (IM/OR) terhadap proses pengambilan keputusan.

 (2).Menurut Richard I. Levin, dkk

Menurut Richard, et., all. Proses Pengambilan Keputusan terdiri atas 6 tahap, yaitu sebagai berikut :

1.  Observasi

Tahap ini berupa (aktivitas proses) kunjungan lapangan, konprensi, observasi, dan riset yang dapat menjadi informasi dan data penunjang.

2.  Analisis dan Pengenalan Masalah

Tahap ini dapat berupa (aktivitas proses) penentuan penggunaan, penentuan tujuan, dan penentuan batasan-batasan yang dapat menjadi pedoman atau petunjuk yang jelas untuk mencari pemecahan yang dibutuhkan.

3.   Pengembangan Model

Tahap ini dapat berupa (aktivitas proses) peralatan pengambilan keputusan antar hubungan model matematik, riset yang dapat menjadi (output proses) model yang berfungsi di bawah batasan lingkungan yang telah ditetapkan.

4.  Memilih Data Masukan yang Sesuai

Tahap ini dapat berupa data internal dan eksternal, kenyataan, pendapat, serta data bank komputer yang dapat menjadi (output process) input yang memadai untuk mengerjakan dan menguji model yang digunakan.

5.   Perumusan dan Pengujian

Tahap ini berupa pengujian, batasan, dan pembuktian yang dapat menjadi pemecahan yang membantu pencapaian tujuan.

6.   Penerapan Pemecahan

Tahap ini berupa pembahasan perilaku, pelontaran ide, pelibatan manajemen, serta penjelasan yang menjadi pemahaman manajemen untuk menunjang model operasi dalam jangka yang lebih panjang.

(3).Menurut Sir Francis Bacon

Menurut Sir Francis Bacon Proses Pengambilan Keputusan terdiri atas 6 tahap, yaitu sebagai berikut :

1.  Merumuskan/Mendefiniskan Masalah

Tahap ini merupakan usaha untuk mencari permasalahan yang sebenarnya

2.   Pengumpulan Informasi yang Relevan

Tahap ini merupakan pencarian faktor-faktor yang mungkin terjadi sehingga dapat diketahui penyebab timbulnya masalah

3.   Mencari Alternatif Tindakan

Tahap ini merupakan pencarian kemungkinan yang dapat ditempuh berdasarkan data dan permasalahan yang ada

4.  Analisis Alternatif

Tahap ini merupakan analisis terhadap setiap alternatif menurut kriteria tertentu yang sifatnya kualitatif atau kuantitatif

5.   Memilih Alternatif Terbaik

Tahap ini merupakan pemilihan alternatif terbaik yang dilakukan atas kriteria dan skala prioritas tertentu

6.   Melaksanakan Keputusan dan Evaluasi Hasil

Tahap ini merupakan tahap pelaksanaan dan pengambilan tindakan. Umumnya tindakan ini dituangkan ke dalam rencana tindakan. Evaluasi hasil memberikan masukan/umpan balik yang bergunan untuk memperbaiki suatu keputusan atau mengubah tujuan semula karena telah terjadi perubahan-perubahan.

(4).Menurut Prof.Dr.S.Prajudi Atmosudirjo

Menurut Prof.Dr.S.Prajudi Atmosudirjo Proses Pengambilan Keputusan terdiri atas 5 tahap, yaitu sebagai berikut :

1.   Seseorang mula-mula harus menyadari dan menempatkan diri sebagai pimpinan dalam organisai dan bertanggung jawab sebagai pimpinan organisasi serta harus memutuskan sesuatu jika dalam organisasi tersebut muncul masalah.

2.   Masalah yang dihadapi, terlebih dahulu harus ditelaah, mengingat masalah tersebut memiliki macam-macam sifat, bentuk dan kompleksitasnya.

3.   Setelah ditelaah, kemudian harus dianalisis situasi yang mempengaruhi organisasi dan masalahnya.

4.   Menelaah keputusan yang dibuatnya, terutama yang ditelaah adalah alternatif-alternatif yang dikemukakan dengan konsekuensi masing-masing untuk kemudia dipilih satu di antara alternatif-alternatif tersebut yang dianggap paling tepat

5.   Setelah keputusan diambil, kemudian keputusan itu dilaksanakan. Keberhasilannya tergantung pada jiwa dan manajemen dari kepemimpinan.

 

3.. Jenis-Jenis Pengambilan Keputusan

a.      Pengambilan Keputusan Individu

Robin (1991) mengemukakan model-model pengambilan keputusan individual, dengan pendekatan contongency (model pengambilan keputusan yang dipilih dan diguanakan sesuai dengan situasi tertentu, antara lain sebagai berikut :

(1).The Satisficing Model

Esensi dari the satisficing model, pada saat dihadapkan pada masalah kompleks, pengambil keputusan berusaha menyederhanakan masalah-masalah pelik sampai pada tingkat dimana dia siap untuk memahaminya. Dalam model ini pembatasan proses pemikiran diarahkan pada pengambilan keputusan dengan bounded rationality (rasionalitas terbatas), yaitu proses penyederhanaan model dengan mengambil inti masalah yang paling esensial tanpa melibatkan seluruh permasalahan yang konkrit

Rasionalitas terbatas adalah batas-batas pemikiran yang memaksa orang membatasi pandangan mereka atas masalah dan situasi. Pemikiran itu terbatas, karena pikiran manusia tidak memiliki kemampuan untuk memisahkan dan mengolah informasi yang bertumpuk. Bagi para pengambil keputusan, daripada mempertimbangkan enam atau delapan alternatif, lebih baik cukup bekerja dengan dua atau tiga alternatif untuk mencegah kekacauan. Pada dasarnya, manusia sudah berpikir logis dan rasional, tetapi dalam batas-batas yang sempit.

Langkah-langkah model pengambilan keputusan ini (the satisficing model) adalah sebagai berikut :

•         Penetapan tujuan pengambilan keputusan berkaitan dengan adanya masalah tertentu.

•         Menyederhanakan masalah

•         Penetapan standar minimum dari serangkaian kriteria keputusan

•         Mengidentifikasi serangkaian alternatif yang dibatasi

•         Menganalisis dan membandingkan setiap alternatif, apakah memenuhi kendala, lebih besar atau   sama dengan standar minimum dari serangkaian keputusan

•         Apakah alternatif yang memenuhi syarat itu ada ?

•         Jika ya, pilih salah satu alternatif yang dianggap terbaik

•         Jika tidak, dilakukan kembali pencarian alternatif seperti pada langkah kelima

 

 

 (2).The Optimizing Decision Making Model

Dalam model ini, decesion maker yang penuh keyakinan berusaha menyusun alternatif-alternatif, memperhitungkan untung rugi dari setiap alternatif itu terhadap tujuan organisasi. Setelah itu, diperkirakan kemungkinan timbulnya bermacam-macam kerjadian di kemudian hari, mempertimbangkan dampak dari kejadian-kejadian itu terhadap alternatif-alternatif yang telah dirumuskan, dan menyusun urut-urutannya secara sistematis sesuai prioritas. Barulah dibuat keputusan yang dianggap sudah optimal karena telah memperhitungkan semua faktor yang berkaitan dengan keputusan tersebut.

 

Model ini menggambarkan bagaimana individu harus memaksimalkan hasil dari keputusan yang diambilnya. Lima tahap/langkah yang harus diikuti, baik secara implisit maupun eksplisit dalam proses keputusan menurut model ini, yaitu :

·         Tegaskan kebutuhan untuk suatu keputusan

·         Identifikasi kriteria keputusan

·         Alokasi bobot nilai pada kriteria

·         Kembangkan berbagai alternatif

·         Evaluasi alternatif-alternatif tersebut di atas

·         Pilih alternatif terbaik

(3).The Implicit Favorite Model

Model ini dirancang dalam kaitan dengan keputusan kompleks dan tidak rutin. Model ini menyangkut proses penyederhanaan masalah yang kompleks oleh individu pembuat keputusan. Bedanya dengan satisficing model, bahwa model ini tidak memasuki tahap pengambilan keputusan melalui pengevaluasian alternatif yang cukup sulit karena perlu rasional dan obyektif.

·         Menentukan kebutuhan untuk mengambil keputusan karena ada masalah

·         Mengidentifikasi alternatif dan langsung menetapkan pilihan satu alternatif menurut preferensinya

·         Mengidentifikasi alternatif lain, kemudian dipilih lagi satu alternatif lain sebagai pembanding untuk mengukuhkan alternatif favorit.

·         Memilih alternatif yang menjadi idaman pengambil keputusan.

(4).The Intuitive Model

The intuitive decesion making didefinisikan sebagai suatu proses bawah sadar/tidak sadar yang timbul atau tercipta akibat pengalaman yang terseleksi. Model ini tidak berarti sama sekali dilaksanakan tanpa analisis rasional. Irasional dan rasional saling melengkapi dalam proses keputusan. Terdapat dua pendekatan dalam menggunakan model ini, yaitu :

·         A  front end approach

Pengambil keputusan mencoba untuk menghindari menganalisis masalah secara sistematis. Di sini intuisi diberi kekuasaan penuh untuk mengembangkan suatu gagasan yang mencoba untuk memunculkan kemungkinan-kemungkinan yang luar biasa. Jadi keputusan tidak dibangun dari data yang lalu.

·         A back end approach

Pengambilan keputusan menggunakan intuisi dengan bersandar pad analisis, rasional, untuk mengidentifikan dan mengalikasi bobot nilai kriteria. Seperti halnya untuk mengambang dan mengevalusi berbagai alterantif. Pada saat tahap ini sudah dilaksanakan, si pengambil keputusan beristirahat  satu atau dua hari dari kegiatan keputusan ini, sebelum menentukan pilihan keputusan akhir (final).

 

b.      Pengambilan Keputusan Kelompok

Menurut Bodily (1985) model pengambilan keputusan kelompok dimulai dari bentuk metode yang sederhana berlanjut ke bentuk lebih canggih, yang paling baik dilaksanakan adalah dengan bantuan komputer. Bodily ingin menggambarkan bahwa apapun metodenya, pada dasarnya harus dapat memasukkan preferensi individu dan selanjutnya dapat mengakomodasikan berbagai kepentingan kelompok.

Beberapa metode pengambilan keputusan kelompok yang dikemukakan oleh Bodily, anatara lain sebagai berikut :

(1).Pareto Optimality

Perangkat optimal pareto memilih satu alternatif yang tidak didominasi oleh alternatif lainnya. Kekurangan dari Pareto adalah adanya peringkat alternatif-alternatif yang lengkap yang belum diidentifikasi sehingga setiap individu memperoleh keuntungan dengan beralih dari alternatif non-Pareto ke alternatif optimal pareto, karena pilihan kelompok dimulai jika perangkat pareto telah diidentifikasi. Pendekatan yang lebih baik adalah terlebih dahulu mengidentifikasi alternatif optimal pareto. Jika ada beberapa alternatif pareto, dibutuhkan metode lain untuk memilih satu alternatif.

(2).The Nash Bargaining Solution

Salah satu cara memandang masalah keputusan kelompok adalah tawar menawar (bargaining). Nash merumuskan masalah tawar menawar ini sampai kepada solusinya. Hasilnya adalah para pelaku harus meningkatkan produk yang bermanfaat bagi mereka masing-masing (product individual utilities). Peranan solusi Nash tersebut adalah menghitung sejauh mana keuntungan relatif dari suatu tawar menawar dengan nilai dasar yang akan berlaku, bila tidak ada kesepakatan. Pendekatan Nash didasarkan pada pengertian bersaing dari pembuat keputusan kelompok dan solusi equilibrium terhadap masalah tawar menawar. Dampak ancaman dari masing-masing pelaku ikut dipertimbangkan. Masing-masing individu mencari kebaikan untuk kepentingan diri sendiri dan atau kelompoknya.

 

Model-Model Pengambilan Keputusan

a.      Rasional Analitis

Pengambil keputusan rasional analitis mempertimbangkan semua alternatif dengan segala akibat dari pilihan yang diambilnya, menyusun segala akibat dan memperlihatkan dan memperhatikan skala pilihan (scale of preference) yang pasti, dan memilih alternatif yang memberikan hasil maksimum. Pengambilan keputusan secara rasional analitis menurut Mangkusubroto dan Trisnadi (1985) dapat digambarkan sebagai berikut :

 

b.      Intuitif Emosional

Pengambil keputusan dengan intuitif emosional menyukai kebiasaan dan pengalaman, perasaan yang mendalam, pemikiran yang reflektif dan naluri dengan menggunakan proses alam bawah sadar. Proses ini dapat didorong oleh naluri, orientasi kreatif, dan konfrontasi kreatif. Mereka yang menentang pendekatan ini mengemukakan bahwa cara ini tidak secara efektif menggunakan semua sarana yang ada bagi keputusan modern.

 

Model pengambil keputusan yang menggunakan intuisinya seringkali dikritik sebagi immoral. Kritik yang sering dilontarkan terhadap pengambilan keputusan dengan intuisi adalah karena kurang mengadakan analisis yang terkendali maka perhatian hanya ditujukan pada beberapa fakta dan melupakan banyak elemen penting. Dalam pengambilan keputusan dengan menggunakan intuisi tidak banyak tergantung pada fakta yang lengkap. Model pengambilan keputusan dengan intuisi menurut Mangkusubroto dan Trisnadi (1985)

 

 

 

 

Metode-Metode Analisa  Pengambilan Keputusan

A.     Kewenangan Tanpa Diskusi

Metode pengambilan keputusan ini seringkali digunakan oleh pemimpin otoratik atau dalam kepemimpinan militer. Metode ini memiliki beberapa keuntungan, yaitu cepat, dalam arti ketika organisasi tidak mempunyai waktu yang cukup untuk memutuskan apa yang harus dilakukan. Selain itu metode ini cukup sempurna dapat diterima kalau pengambilan keputusan yang dilaksanakan berkaitan dengan persoalan-persoalan rutin yang tidak mempersyaratkan diskusi untuk mendapatkan persetujuan para anggotanya.

Namun demikian, jika metode pengambilan keputusan ini terlalu sering digunakan, ia akan menimbulkan persoalan-persoalan, seperti munculnya ketidak kepercayaan para anggota organisasi terhadap keputusan yang ditentukan pemimpinnya, karena mereka kurang bahkan tidak dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan akan memiliki keputusan yang lebih bermakna, apabila dibuat secara bersama-sama dengan melibatkan seluruh anggota kelompok, dari pada keputusan yang diambil secara individual.

 

B.     Penadapat Ahli

Kadang-kadang seorang anggota organisasi  oleh anggota lainnya di beri predikat sebagai ahli (expert), sehingga memungkikannya memiliki kekuatan dan kekuasaan untuk membuat  keputusan. Metode pengambilan keputusan ini akan bekerja dengan baik, apabila seorang anggota organisasi yang diangap ahli tersebut memang benar-benar tidak diragukan lagi kemampuannya dalam hal tertentu oleh anggota lainnya.

Dalam banyak kasus, persoalan orang yang dianggap ahli tersebut bukanlah masalah yang sederhana, karena sangat sukit menentukan indicator yang dapat mengukur orang yang dianggap ahli (superior). Ada yang berpendapat bahwa orang yang ahli adalah orang yang memiliki kualitas terbaik untuk membuat keputusan, namun sebaliknya tidak sedikit pula orang yang tidak setuju dengan ukuran tersebut. Karenanya, menentukan apakah seseorang dalam kelompok benar-benar ahli dalam persoalan yang rumit.

 

C.     Kewenangan Setelah Diskusi

Sifat otoratik dalam pengambilan keputusan ini lebih sedikit apabila dibandingakn dengan metode yang pertama . Karena metode rule after discussion ini pertimbangkan pendapat atau opini lebih dari satu anggota organisasi dalam peroses pengambilan keputusan. Dengan demikian, keputusan yang diambil melalui metode ini akan meningkatkan kualitas dan tanggung jawab para anggotanya disamping juga munculnya aspek kecepatan (quickness) dalam pengambilan keputusan sebagai hasil dari usaha menghindari proses diskusi yang terlalu meluas. Dengan perkataan lain, pendapat anggota organisasi sangat diperhatikan dalam proses pembutan keputusan, namun perilaku otoratik dari pimpinan, kelompok masih berpengaruh.

Metode pengambilan keputusan ini juga mempunyai kelemahan, yaitu pada anggota organisasi akan bersaing untuk mempengaruhi pengambil atau pembuat keputusan.

Artinya bagaimana para anggota organisasi yang mengemukakan pendapatnya dalam proses pengambilan keputusan, berusaha mempengaruhi pimpinan kelompok bahwa pendapatnya yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan.

 

D.    Kesepakatan

Kesepakatan atau consensus akan terjadi kalau semua anggota dari suatu organisasi mendukung keputusan yang diambil. Metode pengambilan keputusan ini memiliki keuntungan, yakni partisipasi penuh dari seluruh anggota organisasi akan dapat  meningkatkan kualitas keputusan yang diambil, sebaik seperti tanggung jawab para anggota dalam mendukung keputusan tersebut. Selain itu metode konsensus  sangat penting khususnya yang berhubungan dengan persoalan-persoalan yang kritis dan kompleks.

Namun demikian, metode pengambilan keputusan yang dilakukan melalui kesepaktan ini, tidak lepas juga dari kekurangan-kekurangannya. Yang paling menonjol adalah dibutuhkannnya waktu yang relative lebih baik dan lebih lama, sehingga metode ini tidak cocok untuk digunakan dalam keadaan mendesak atau darurat.

Keempat metode pengambilan keputusan diatas, menurut Alder dan Rodman, tidak ada yang terbaik dalam arti tidak ada ukuran-ukuran yang menjelaskan bahwa satu metode ilmiah unggul dibandingankan metode pengambilan keputusan lainnya. Metode yang paling efektif yang dapat digunakan dala situasi tertentu, bergantung pada factor-faktor :

-          Jumlah waktu yang ada dan dapat dimanfaatkan.

-          Tingkat pentingnya keputusan yang akan diambil oleh kelompok, dan

-          Kemampuan-kemampuan yang dimiliki oleh pemimpin kelompok dalam mengelola kegiatan pengambilan keputusan tersebut.

 

Pemecahan masalah

 

Prinsip utama untuk menetapkan suatu masalah adalah mengetahui fakta, kemudian memisahkan fakta tersebut dan melakukan interpretasi data menjadi fakta objektif dan menentukan luasnya masalah tersebut. Manajer membutuhkan kemampuan untuk menetapkan prioritas pemecahan masalah. Umumnya untuk pemecahan masalah selalu menggunakan metoda coba-coba dan salah, eksperimen, dan atau tidak berbuat apa-apa (“do nothing”). Pembuatan keputusan dapat dipandang sebagai proses yang menjembatani hal yang lalu dan hal yang akan datang pada saat manajer hendak mengadakan suatu perubahan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan diatas adalah salah satu penyelesaian yang dinamis. Penyebab umum gagalnya penyelesaian masalah adalah kurang tepat mengidentifikasi masalah.  Oleh karena itu identifikasi masalah adalah langkah yang paling penting. Kualitas hasil tergantung pada keakuratan dalam mengidentifikasi masalah.

Identifikasi masalah dipengaruhi oleh informasi yang tersedia, nilai, sikap dan pengalaman  pembuat keputusan serta waktu penyelesaian masalah. Terutama waktu yang cukup untuk mengumpulkan dan mengorganisir data.

 

Langkah-Langkah Pemecahan Masalah :

1.      Mengetahui hakekat dari masalah dengan mendefinisikan

masalah yang dihadapi.

2. Mengumpulkan fakta-fakta dan data yang relevan.

3. Mengolah fakta dan data.

4. Menentukan beberapa alternatif pemecahan masalah.

5. Memilih cara pemecahan dari alternatif yang dipilih.

6. Memutuskan tindakan yang akan diambil

 

A.     Mendefinisikan Masalah

 

Untuk mengetahui hakekat suatu masalah tidaklah mudah, karena masalah yang sebenarnya dihadapi sering terselubung dan tidak terlihat jelas. Oleh karena itu diperlukan keahlian, pendidikan dan pengalaman untuk membuat diagnosa yang tepat. Untuk itu  manajer perawat dan bidan agar selalu mengembangkan kemampuannya dan belajar dari pengalaman di masa lalu untuk mempelajari perubahan yang terjadi.

Pengumpulan Data

Pengumpulan data atau informasi dikerjakan secara berkesinambungan melalui proses yang sistematis

 

B.        Penentuan Alternatif

 

Baik buruknya sesuatu keputusan yang diambil sangat tergantung atas kemampuan menganalisa kekuatan dan kelemahan  alternatif-alternatif yang dihadapi. Dalam usaha menganalisa alternatif yang ada seseorang perlu memperhitungkan :

1.  Siapa yang terlibat/dipengaruhi setiap alternatif ?

2.  Tindakan apa yang diperlukan ?

3.  Reaksi apa yang mungkin timbul ?

4.  Dimana sumber reaksi tersebut ?

5.  Interaksi apa yang diperlukan ?

 

C.     Penentuan Pilihan yang Terbaik

 

Pada setiap pengambilan keputusan selalu disertai dengan pengambilan resiko. Pada umumnya pilihan diambil dari beberapa alternatif jika diduga bahwa pilihan itu akan memberikan manfaat yang paling besar baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Namun demkian perlu dipertimbang juga bahwa resiko yang menyertai bersifat moderat.

Evaluasi

Untuk mengadakan penilaian yang baik, diperlukan obyektivitas dalam melakukan penilaian atau evaluasi. Biasanya suatu hal yang sangat sukar bagi seseorang untuk menilai dirinya sendiri secara obyektif. Oleh karena itu pelaksanaan penilaian dapat diserahkan kepada pihak ketiga yang tidak terlibat langsung dalam proses pengambilan keputusan untuk memperoleh tingkat obyektivitas setinggi mungkin. Untuk proses evaluasi perlu diperhatikan mengenai tempat dan siapa yang bertanggung jawab  serta kapan hal tersebut dilaksanakan, contoh; sebelumnya manajer menetapkan suatu kebijakan baru dalam merespon keluhan pengunjung. Untuk menjamin bahwa kegiatan itu efektif perlu kerja sama dengan semua staf terkait. Kemudian bagaimana penemuan itu akan dikomunikasikan kepada personal lainnya.